Voor Nationaal Programma Groningen heb ik de afgelopen weken aanwezig mogen zijn bij overleggen met projectleiders, projectontwerpers en initiatiefnemers. In deze blog zal ik vertellen over mijn ervaringen hiervan met betrekking tot notuleren en een wat meer vertellen over notuleren in het algemeen. Het bijwonen en notuleren van een overleg biedt tallozeleermogelijkheden. Of het nu gaat om een bedrijfsvergadering, een teambespreking of een brainstormsessie, het notuleren stelt je in staat om waardevolle vaardigheden te ontwikkelen en een dieper inzicht te krijgen in de onderwerpen die besproken worden.

Een van debelangrijkste aspecten die je leert bij het notuleren is luistervaardigheid.
Als notulist moet je goed kunnen luisteren naar wat er gezegd wordt en belangrijke punten kunnen identificeren. Je leert aandachtig te zijn en je te concentreren op de kern van de discussie. Deze vaardigheid is niet alleen nuttig tijdens vergaderingen, maar ook in andere aspecten van het leven, zoals communicatie en samenwerking.
Daarnaastleer je als notulist om informatie snel en efficiënt samen te vatten. Je moet
in staat zijn om de belangrijkste punten en beslissingen vast te leggen zonder overbodige details op te nemen. Dit helpt bij het creëren van overzichtelijke en beknopte notulen die gemakkelijk te begrijpen zijn voor degenen die niet aanwezig waren bij het overleg.

Het notuleren van een overleg biedt ook de mogelijkheid om je schrijfvaardigheid te
verbeteren. Je leert om beknopt, duidelijk en grammaticaal correct te schrijven. Het is belangrijk om een professionele toon te behouden en de juiste terminologie te gebruiken. Dit helpt je om je schriftelijke communicatievaardigheden verder te ontwikkelen, waar je later veel aan kan hebben.

Naast het verbeteren van je luister- en schrijfvaardigheid, biedt het notuleren van een
overleg je ook de kans om meer te leren over de onderwerpen die besproken
worden. Tijdens het noteren van de belangrijkste punten en beslissingen, leer je nieuwe concepten en ideeën, en krijg je een beter begrip van de uitdagingen en kansen binnen de organisatie of het team. Het notuleren stelt je ook in staat om
kennis op te doen over verschillende aspecten van de organisatie, zoals
projecten, processen, doelstellingen en uitdagingen. Het notuleren van deze
vergaderingen biedt je een breder perspectief en stelt je in staat om verbanden
te leggen tussen verschillende afdelingen en initiatieven.

Bovendien kun je, als notulist, ook waardevolle inzichten opdoenin de dynamiek van het team. Je observeert hoe mensen met elkaar communiceren,
hoe beslissingen worden genomen en hoe conflicten worden opgelost. Dit inzicht
kan je helpen om beter te begrijpen hoe teams functioneren en hoe je
effectiever kunt samenwerken met anderen. Als notulistben je vaak een stille waarnemer van de interacties tussen teamleden. Je krijgt de kans om verschillende communicatiestijlen en persoonlijkheden te observeren. Je ziet hoe sommige mensen hun ideeën assertief naar voren brengen, terwijl anderen eerder terughoudend zijn. Door deze dynamiek te observeren, kun je waardevolle kennis opdoen over effectieve communicatie en het opbouwen van constructieve relaties binnen een team.

Waaar je ook kennis over kan vergaren door het notuleren van vergaderingen, zijn
besluitvormingsprocessen. Je ziet hoe discussies evolueren, hoe argumenten
worden uitgewisseld en hoe uiteindelijk beslissingen worden genomen. Dit kan je
helpen om inzicht te krijgen in de factoren die een rol spelen bij besluitvorming, zoals het afwegen van verschillende standpunten, het verzamelen van relevante informatie en het nemen van consensusbeslissingen.

Het notuleren van vergaderingen geeft je ook de mogelijkheid om te oefenen met het
stellen van vragen. Als notulist moet je soms verduidelijking vragen over
bepaalde punten of details die tijdens het overleg zijn besproken. Dit helpt
niet alleen om je eigen begrip te vergroten, maar kan ook anderen aanmoedigen
om meer informatie te delen of dieper op bepaalde onderwerpen in te gaan.

Een ander waardevol aspect van het notuleren van vergaderingen waar ik achter ben gekomen is de ontwikkeling van organisatorische vaardigheden. Je moet goed georganiseerd zijn om ervoor te zorgen dat je alle benodigde materialen hebt. Daarnaast moet je tijdens de vergadering snel en efficiënt kunnen werken om de belangrijke punten vast te leggen. Het beheren van je tijd en het kunnen omgaan met meerdere taken tegelijk zijn vaardigheden die je kunt ontwikkelen door het notuleren van vergaderingen.

Kort samengevat: Notuleren is veel meer dan alleen een verslag proberen te maken van wat er allemaal is gezegd tijdens een overleg. Je kan er veel extra ervaringen en kennis bij opdoen, die erg handig kunnen zijn tijdens je carriere.